ExcelをPDFに変換

Excelの表をPDFで送るべき理由

Excelファイルは編集するためのもので、読むためのものではありません。開く人のソフトや画面によって、列が切れたり、金額が「####」になったり、印刷レイアウトが崩れたりします。PDFなら仕上がりを固定できます。見積書、料金表、シフト表、決算書などが、スマホを含むどの端末でも同じように表示され、うっかり書き換えられることもありません。多くの提出システム、銀行、役所でも求められる形式です。計算用には.xlsxを残し、取引先や同僚、先生にはPDFを送りましょう。

横に広い表を1ページに収める

Excelを印刷したときによくある失敗が、右端の列が2ページ目にはみ出してしまうことです。「ページ幅に合わせる」オプションは、すべての列が収まるぎりぎりまで全体を縮小し、適用した縮小率を表示します。文字が小さくなりすぎる場合は横向きにしましょう。A4を横にすると、幅がおよそ40%広くなります。長い表では「見出し行を各ページに繰り返す」で1行目を各ページの上に再度印刷するので、どの列が何を表しているか常にわかります。ブックで印刷タイトル行や印刷範囲が設定されている場合は、それに従います。

どれだけ拡大してもくっきりのベクターPDF

作成されるPDFはスクリーンショットではありません。文字、罫線、塗りつぶしはベクターで描画されます。拡大しても印刷しても完全にくっきりしていて、ファイルも軽く、どの値でも選択、コピー、検索ができます。文字にはPDF標準のフォント（CalibriやArialに近いもの）を使うので、どの端末でも読めます。日本語、中国語、ロシア語などラテン文字以外の文字は高解像度の画像として追加され、検索できるよう透明なテキスト層も重ねられます。