PDF omzetten naar Excel

Waarom gewoon kopiëren en plakken van PDF naar Excel niet werkt

Een PDF bevat geen tabel zoals Excel die kent: hij bevat stukjes tekst op precieze coördinaten, met lijnen die ernaast zijn getekend. Kopieer je een tabel uit een PDF-lezer, dan belandt alles vaak in één kolom, of verschuiven de kolommen zodra een cel leeg is. Deze tool doet het omgekeerde van afdrukken: hij groepeert de tekst in regels, zoekt de lege verticale stroken tussen de kolommen, gebruikt de randen als die er zijn, en voegt omschrijvingen die over twee regels staan weer samen. Het resultaat is een echte tabel, één waarde per cel, die je kunt sorteren, filteren of in een formule gebruiken.

Bankafschrift, factuur: bedragen die je kunt optellen

In een Nederlandse PDF staat een bedrag als ‘1.234,56’, soms als ‘-84,30 €’ of ‘(12,00)’. Plak je die tekst zo in Excel, dan is het geen getal: een som geeft nul. De tool herkent het scheidingsteken voor duizendtallen, de decimale komma, het minteken, haakjes, het €-teken en het %-teken, en slaat de numerieke waarde op met dezelfde weergave. ‘12%’ wordt 0,12 weergegeven als percentage, ‘05-01-2026’ wordt een datum die je kunt sorteren. Rekeningnummers die met een nul beginnen en te lange codes blijven tekst, zodat er niets verloren gaat. Een Engelstalig document met een decimale punt wordt ook herkend.

En als de PDF een scan is?

Sommige PDF's bevatten geen tekst: het zijn foto's van pagina's, afkomstig van een scanner of een scan-app. Er valt dan niets in cellen te zetten, en de tool meldt dat. Haal het bestand eerst door de tool ‘OCR PDF’, die de tekst in de afbeeldingen herkent en aan het document toevoegt, en kom daarna terug met de nieuwe PDF. Voor het beste resultaat scan je op 300 dpi, plat en recht. Complexe tabellen, met cellen die over meerdere regels zijn samengevoegd of geneste kolommen, kunnen wat bijwerken in Excel vragen: het voorbeeld laat je de indeling zien vóór het downloaden.