PDF को Excel में बदलें

PDF से Excel में सीधा कॉपी-पेस्ट क्यों काम नहीं करता

PDF में Excel जैसी टेबल नहीं होती: उसमें सटीक कोऑर्डिनेट पर रखे टेक्स्ट के टुकड़े होते हैं, और उनके पास बनी लाइनें। जब आप किसी PDF रीडर से टेबल कॉपी करते हैं, तो अक्सर सब कुछ एक ही कॉलम में आ जाता है, या कोई सेल खाली होते ही कॉलम खिसक जाते हैं। यह टूल प्रिंटिंग का उल्टा काम करता है: यह टेक्स्ट को लाइनों में जोड़ता है, कॉलम अलग करने वाली खाली खड़ी पट्टियाँ ढूँढता है, बॉर्डर हों तो उनका सहारा लेता है, और दो लाइनों में लिखे लेबल को जोड़ देता है। नतीजा एक असली टेबल है, हर सेल में एक वैल्यू, जिसे आप सॉर्ट, फ़िल्टर या फ़ॉर्मूले में इस्तेमाल कर सकते हैं।

बैंक स्टेटमेंट, इनवॉइस: ऐसी रकम जिन्हें जोड़ा जा सके

PDF में रकम « 1,234.56 » जैसी लिखी होती है, कभी « -84.30 » या « (12.00) »। Excel में ऐसे ही पेस्ट करने पर यह टेक्स्ट नंबर नहीं होता: जोड़ का नतीजा शून्य आता है। टूल हज़ार के सेपरेटर, दशमलव बिंदु, माइनस साइन, कोष्ठक, $, €, £ जैसे करेंसी सिंबल और % साइन पहचानता है, फिर वैल्यू को नंबर के रूप में, वैसे ही डिस्प्ले फ़ॉर्मैट के साथ सेव करता है। « 12% » 0.12 बनता है जो प्रतिशत में दिखता है, « 05/01/2026 » एक तारीख बनती है जिसे आप सॉर्ट कर सकते हैं। शून्य से शुरू होने वाले अकाउंट नंबर और बहुत लंबे कोड टेक्स्ट ही रहते हैं, ताकि कुछ खोए नहीं। यूरोपीय फ़ॉर्मैट वाला डॉक्यूमेंट, दशमलव कॉमा (1 234,56) के साथ, भी पहचाना जाता है।

अगर PDF स्कैन की हुई हो तो?

कुछ PDF में कोई टेक्स्ट नहीं होता: वे पेजों की फ़ोटो होती हैं, स्कैनर या स्कैनिंग ऐप से बनी। तब सेल में रखने के लिए कुछ नहीं होता, और टूल आपको यह बताता है। पहले फ़ाइल को « OCR PDF » टूल से गुज़ारें, जो इमेज का टेक्स्ट पहचानकर डॉक्यूमेंट में जोड़ता है, फिर मिली हुई PDF के साथ यहाँ लौटें। बेहतर नतीजों के लिए 300 dpi पर, बिल्कुल सीधा और समतल स्कैन करें। जटिल टेबल, जिनमें कई लाइनों में मर्ज किए सेल या एक-दूसरे में बने कॉलम हों, उन्हें Excel में थोड़ा सुधारना पड़ सकता है: डाउनलोड से पहले प्रीव्यू आपको बँटवारा दिखाता है।